【我要準時下班!】日劇教我們的效率工作法~做好時間管理,我也要準時下班!OL不加班~

在【我要準時下班】這齣日劇第4集裡,女主角東山結衣終於公開了她能準時下班的高效率工作法!

我覺得很值得所有辦公室的OL學習喔~所以特地把這集的小撇步整理成這篇

來看看到底應該怎樣提升工作效率,在下班前完成工作吧:

 

 

Step.1 整理辦公桌面

女主角說,根據統計,一年花在辦公室找東西的時間,有150個小時(驚)

先姑且撇開有些人是亂中有序………..XDDDD

對一般人來說,桌面雜亂,要找東西確實要花上不少時間!尤其是紙本資料(甚至是電子資料)沒有好好地整理歸檔的話,下次要找出來真的要花費一些功夫~

雖然蠻多人很喜歡佈置自己的辦公桌面,但是可以適當的佈置就好,不需要擺滿全部喜歡的公仔或娃娃,其實視覺上清爽一點,也有助於頭腦清楚思考喔!

我自己的習慣是我會盡量把文件用電子檔的方式保存起來,但有些一定要用紙本方式保存的,我會利用打洞機整理在資料夾裡面,再利用標籤機幫資料夾分類,這樣下次要找紙本檔案的時候,就可以馬上知道要拿哪一本資料夾了!

如果你是剛出社會的新鮮人,那可以多多利用公司的文具&資料夾來幫助你工作歸檔;我比較另類,我覺得每天待在辦公室的時間很長,要用自己喜歡的文具來辦公心情會比較好!所以我捨棄公司制式的文具,我有自己購買自己喜歡的文具、資料夾、檔案夾(無印良品的兩孔資料夾我就買了6個)、找白色的文件架、甚至連打洞機我都買了無印良品的白色打洞機!總之就是把所有文具都換成自己喜歡的~這樣每天到辦公室,看到一片整齊白色無印良品風的辦公桌,心情會超級無敵好,然後自己覺得自己很優雅的在工作,辦公效率也會高喔!

 

會有這個想法是因為看了韓劇【觸及真心】,在律師事務所擔任法務助理的劉寅娜,把原本冰冷的辦公桌全部佈置成她喜歡的粉紅色,充滿少女心的桌面,連便利貼都要換成粉紅色愛心,馬上為嚴肅的律所生活帶進少女心,每天這樣工作感覺超舒適的啊~

(前提是老闆不會管XDDDD)

 

 

偷窺一下吉高由里子的辦公桌,是不是很整齊很清爽!

 

我也在淘寶淘了一堆辦公文具,打算來好好的改造我的辦公桌:

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Step.2 寫下你的To Do List

女主角的作法是把每一樣待辦的工作都寫在便利貼上,全部寫完以後,最重要的是妳意識到工作的優先順序

這個步驟很重要喔~因為每個人每天的待辦事項都很多,但不是從頭到尾一一悶著做完,而是妳要先明白哪些是必須優先處理的工作,哪些可以稍後處理,這樣才不會本末倒置,發現忙玩了一天結果重要的事情還沒做或剩沒多少時間做了…………(畢竟人有惰性,一定會想要挑輕鬆的工作先做,把麻煩又複雜的工作放在一邊,但有時麻煩複雜但緊急的工作卻是最急迫必須馬上處理的………….)

 

使用便利貼來管理工作的優勢,就是妳可以隨時調整前後順序,像女主角這樣貼在電腦旁邊,或是像我喜歡貼在筆記本上,總之讓自己隨時可以看到,才能提醒自己正在做什麼工作(還有剩下多少工作……)

我也會在筆記本裡面放便利貼,這樣如果開會時老闆交辦什麼工作,可以馬上記錄下來貼上,才不會開完會以後轉身就忘了(生完小孩的媽媽金魚腦很嚴重………….我如果沒有用紙筆記錄下來會馬上忘掉XD)

然後做完一項工作把便利貼撕除的那瞬間也會非常有成就感!!!!

 

此外,決定要今天做完的事,就一定要今天做完!

切忌拖延!!!!!!

畢竟工作這種東西跟髒衣服一樣,每天都會自體繁殖冒出新的來,以為剩下一點點工作留到明天做可以輕鬆了,結果莫非定律就會讓妳明天冒出超多意想不到的工作(我有切身之痛~)

但是也要記得一點,不要硬塞太多工作在一天的時間之內,如果超出可以負荷的範圍的話,是會邊做邊覺得壓力太大更做不完喔~

 

 

 


Step3. 設定好工作時間,並且在時間內集中精神處理完畢

寫下所有待辦的工作後,最重要的就是要去執行!

但是執行並不是漫無止盡的盡量花時間執行工作,畢竟一天上班時間就8小時,怎麼有效率的利用才是重點!

女主角的方法是”用鬧鐘”為每一項工作設定完成的時間,在設定的時間內,集中精神把工作處理完畢!

人有惰性這個不用我再多說了,但其實人更容易分心~回想一下,平常工作如果沒有特別設定時間的話,是不是同事閒聊一下、滑一下FB、回一下LINE…..一件工作可能無法真正專心地做完,反而會被一些瑣事占用很多時間?所以這個設定鬧鐘的idea我蠻喜歡的,這樣可以提醒自己什麼才是真正重要的事,還有一定要集中精神完成工作不要被分心!

這點是我目前還沒有實踐的,我來物色一下好看的鬧鐘學習一下(誤)

 

 

 


Email的效率管理法

同場加映,我自己的Email管理法!

我想現在上班族很難不接觸Email吧?就算有時候會用LINE討論工作上的事,但是重要的事情與跟外部的溝通,還是會用Email比較正式,甚至在我們這行,有些Email是非常重要一定要好好保存的,以後有可能會成為法庭上的證據~

以前我也有經歷過Email亂成一團,想要找一封Email結果花一個小時回去翻收件夾的痛苦,尤其工作愈久,Email信箱愈亂,每次要找信找檔案都超痛苦浪費超久時間……後來想想,這跟維持桌面整潔的道理是一樣的!每天花一點時間整理Email,妳的工作效率會高很多!

以前我有同事跟我分享過,她下班前Email收件夾一定是清空的,她會在下班前把Email分門別類收到子資料夾裡面,並把該回信的信件都回完,這樣隔天打開Email收件夾時就不會亂成一團,還要回顧昨天哪些工作沒做,也可以集中精神處理今天收到的Email~我覺得這個方式也很棒,提供給大家參考!我…..我努力實踐中……

 

但有一點我覺得一定要做的,就是幫妳的收件夾設定很多子資料夾,依照工作的Project或是客戶(看妳的工作性質)去分類,這樣未來要找Email的時候,就可以減少浪費很多時間了

此外,當妳在寫Email主旨的時候,也可以在開頭下點功夫,寫明[Project名稱-工作內容],這樣他人回覆的信件也會是這個主旨,未來要使用搜尋功能的時候就比較方便,下好關鍵字就可以方便找到妳要找的郵件了~

 

 

 

一些提高工作效率的小撇步提供給大家參考,希望大家都能準時下班!

 

 

 

一些小資訊

TBS電視台【我要準時下班】官網:https://www.tbs.co.jp/watatei/

這裡有日劇裡面的Fashion Check!我想大家最有興趣的就是女主角吉高由里子(劇裡飾演東山結衣)的OL職場穿搭吧!劇組也小小整理了一下在這裡喔:https://www.tbs.co.jp/watatei/fashion/vol1.html

此外,女主角準時下班後一定要去報到的<上海飯店>喝半價啤酒&小籠包,居然有販售周邊產品耶,超可愛:https://ishop.tbs.co.jp/tbs/org/drama/watatei/

 

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